Change Management in Zeiten von New Work

Homeoffice, Desk-Sharing oder Coworking Spaces: Der Arbeitsplatz der Zukunft kann überall sein. Dass sich Offices ebenso transformieren müssen, wie die jeweilige Organisationskultur liegt auf der Hand. Doch wie stößt man ganzheitliche Veränderungsprozesse an, die die Bedürfnisse sämtlicher Stakeholder respektieren? Wie schafft man Umgebungsbedingungen, in denen die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Nutzer plan- und gestaltbar bleiben? 
 

Chancen und Ziele: Change Management in Workplaces

Workplace Change Management bezieht Mitarbeitende, Führungskräfte und alle weiteren Stakeholder möglichst früh in das Veränderungsgeschehen mit ein. Durch Information und Partizipation in jeder Phase des Transformationsprozesses kann der essenzielle Schritt hin zum menschzentrierten Büro gelingen. Wir begleiten Sie ind die Bürowelt von morgen mit evidenzbasierten Empfehlungen zur Planung und Implementierung der nötigen Change-Management-Maßnahmen in Zeiten von New Work.

Die optimale Balance zwischen Flächenwirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten finden? Mit cleveren Konzepten basierend auf der Expertise des interdisziplinären Teams aus Psychologen, Bauphysikern und Ingenieuren des Fraunhofer-Instituts für Bauphysik IBP ist das möglich. 

Unsere Projekterfahrung und Forschungsergebnisse zeigen: eine richtlinienkonforme und normgerechte Ausführung von Büroflächen ist keine Garantie für die Zufriedenheit ihrer späteren Nutzer. Vielmehr sichert sie lediglich eine Mindestqualität. Störende Hintergrundgeräusche wie Gespräche von Kollegen und Kolleginnen, eine schlechte Luftqualität und eine geringe Luftfeuchtigkeit können sich nachteilig auf die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden auswirken. 

Sie möchten für die wichtigste Ressource Ihrer Organisation – die Mitarbeitenden – eine Arbeitsumgebung mit Modell-Charakter schaffen? Diese Charakteristika sind dabei elementar:

• Notwendige Privatsphäre von Nutzern
• Optimale Gestaltung der Akustik zur Förderung von Gesundheit und Leistung, etwa durch Sound Masking, Zonierung und raumakustische Maßnahmen
• Angenehms Raumklima
• Attraktive Gestaltung der Räume
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden/Nutzern

Erfolgreichen Veränderungsprozessen liegt in der Regel eine sorgfältige Planung zugrunde. Eine exemplarische Übersicht der einzelnen Phasen bietet die folgende Grafik.

Während es in der Vorbereitung darum geht, den geplanten Strukturwandeln möglichst klar zu kommunizieren, ebnet eine gemeinsam entwickelte Change Management Workplace Strategie den Weg für die konkrete Zielesetzung. Im Dialog mit Mitarbeitenden und Führungskräften können Sie mögliche Widerstände auflösen und persönliche und kommerzielle Chancen und Benefits hervorheben.

Schaffen Sie Sicherheiten, indem Sie etwa die Fortführung bereits etablierter New Work Modelle wie hybrides Arbeiten als Mehrwert in Aussicht stellen oder auf die einheitlichen technischen und ergonomischen Standards bei der Gestaltung von Shared-Desk-Konzepten verweisen. Vertrauen Sie bei der Umsetzung der Veränderung auf externe Workplace-Change-Consultants und maximieren Sie auf diese Weise die Erfolgsfaktoren. Auch um die Transformation nachhaltig zu etablieren, ist die Mitarbeiterbeteiligung und Partizipation am Veränderungsgeschehen essenziell.

Um Mitarbeitende aktiv am Change Management zu beteiligen, stehen aussagekräftige Instrumente zur Auswahl. Zu den Methoden zur Erhebung von Nutzeranforderungen und der Prä-post Analyse der Arbeitsumgebung im Veränderungsprozess zählen Mitarbeiterbefragungen und Interviews. Nutzen Sie dazu die standardisierten Change-Management-Fragebögen des Fraunhofer IBP und evaluieren Sie diese hinsichtlich bauphysikalischer Kriterien wie Akustik oder Raumklima und nicht-bauphysikalischer Kriterien wie Arbeitsbelastung, Privatheit, etc.

Neben klassischen Präsenz-Workshops empfehlen sich in Zeiten des mobilen und flexiblen Arbeitens insbesondere virtuelle Angebote wie digitale Whiteboards, Workshops und moderierte Kurzmeetings sowie Online-Stakeholderinterviews.

Sie möchten den Workplace Change durch Zufriedenheitsbefragungen Ihrer Mitarbeiter begleiten? Vertrauen Sie bei der Implementierung des Change Managements auf die Expertise des Fraunhofer IBP. So erhalten Sie die Möglichkeit, die Arbeitsplatzgestaltung Ihrer Organisation aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und mögliche Stärken und Problemfelder zu identifizieren.
 

Die Mitarbeiterbeteiligung und ihre vielfältigen Chancen

Transformationsprozesse bergen nicht nur Herausforderungen – sie versprechen auch eine Fülle neuer Möglichkeiten. Welche Potenziale sich aus dem systematisch geplanten Change im Büro ergeben, verrät die folgende Übersicht:

Mitarbeiterpartizipation kann…

• die Arbeitgeberattraktivität in Zeiten des Fachkräftemangels und dem damit einhergehenden »War for Talents« steigern.
• die Mitarbeiterbindung optimieren.
• Inklusion und Diversität vorantreiben.
• die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Organisation.
• die Gesundheit, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden begünstigen.

Um notwendige Veränderungen zu induzieren, implementieren und evaluieren, ist strategisches Change Management in Zeiten von New Work unverzichtbar. Dabei ist die Mitarbeiterpartizipation elementar – auch für die nachhaltige Transformation der Organisationskultur. Neben einer offenen Kommunikation in jeder Phase des Veränderungsprozesses ist eine Bündelung interdisziplinärer Expertise sinnvoll. Neue Arbeitsorte etablieren, die sowohl die Bedürfnisse der Nutzer als auch die wirtschaftliche Effizienz respektieren: So gestalten Sie richtungsweisende Räume mit beispielhaftem Mehrwert.