Desk-Sharing: Das Flex-Office als Arbeitsplatz der Zukunft?

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Neben der Präsenzarbeit im Büro hat sich Remote Work im Homeoffice und an dritten Arbeitsorten im öffentlichen Raum oder in Coworking Spaces in der modernen Arbeitswelt etabliert. Laut der Studie »Raumwechsel« des Fraunhofer-Instituts für Bauphysik IBP befanden sich 2022 bereits rund 24,4 Prozent der Unternehmen in Planungs- oder Implementierungsprozessen von Desk-Sharing-Konzepten. Bei weiteren 16,9 Prozent war Desk-Sharing während der Covid-19-Pandemie eingeführt worden.

Hier erläutern wir die Vor- und Nachteile das Hot-Deskings. Außerdem geben wir Hinweise darauf, wie Arbeitgebende die Akzeptanz der veränderten Arbeitsbedingungen unter den Mitarbeitenden steigern können – mit Best Practices und nützlichen Empfehlungen auf Basis aktueller Studienergebnisse.
 

Desk-Sharing: Definition

Desk-Sharing bezeichnet die flexible und wechselnde Nutzung der Arbeitsplätze innerhalb einer dynamisch gestalteten Bürofläche. Die Begrifflichkeit »non-territoriale Arbeitsplätze« kann synonym verwendet werden und weist gleichzeitig auf einen entscheidenden Faktor dieser Umstrukturierung hin: die Ablösung der personenbezogenen Nutzung eines Arbeitsplatzes hin zur geteilten Nutzung von Arbeitsplätzen.
 

Non-territoriale Bürokonzepte erfolgreich implementieren

Flexibilität ist nicht erst seit der Covid-19-Pandemie die Maxime in Bezug auf zukunftsweisende Konzepte der neuen Arbeitswelt. Typische Desk-Sharing-Vorteile wie das Auswählen des Arbeitsortes passend zur Arbeitsaufgabe und das Einsparen von Ressourcen auf Seiten des Unternehmens scheinen klar auf der Hand zu liegen. Doch wie lässt sich das Shared-Desk-Konzept organisieren und welche digitalen Hilfsmittel stehen zur Verfügung?

Sofern Sie das flexible Office-Design bereits nutzen, geht es nun an die praktische Umsetzung des Desk-Sharings. Um eine effiziente Auslastung der Büroräume zu gewährleisten, eignen sich digitale Buchungssysteme und -tools. Desk-Sharing-Apps sind einfach und mobil nutzbar – und lassen Mitarbeitenden die Wahlfreiheit, welche Arbeitsorte sie zu welchem Zeitpunkt nutzen.

Gemeinsam arbeiten, doch auf welche Weise? Damit Desk-Sharing im Büro funktioniert, sind feste Leitlinien notwendig. Diese sollte klar und unmissverständlich kommuniziert werden und sämtlichen Mitarbeitenden bekannt sein. Beispiele für sinnvolle Desk-Sharing-Regeln sind:

1. Hygiene ist nicht verhandelbar: Benutztes Geschirr zurücklassen? Am Shared-Desk ist dieses Verhalten unerwünscht. Den Arbeitsplatz sollten Sie genauso verlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. 

2. Kein Platz für persönliche Gegenstände: Taschenkalender dauerhaft auf dem Schreibtisch platzieren? Was am ortsfesten Arbeitsplatz möglich ist, ist für das Desk-Sharing ungeeignet. Gemäß der Clean-Desk-Policy sollten Sie persönliche Gegenstände entfernen, bevor Sie Ihrentemporären Arbeitsplatz verlassen.

3. Erst buchen, dann nutzen: Ohne Voranmeldung ins Büro? Durchaus komfortabel, am Shared-Desk-Arbeitsplatz jedoch nicht praktikabel. Buchen Sie Ihren Platz, bevor Sie sich auf den Weg zum Arbeitsort machen – falls möglich entsprechend frühzeitig.

4. Einheitliches Set-up: Investieren Sie als Arbeitgebende in eine möglichst einheitliche, technische Ausstattung sämtlicher Desk-Sharing-Arbeitsplätze. Das erleichtert die flexible Nutzung – ohne Verzögerungen.

5. Datenschutz berücksichtigen: Damit Sie vertrauliche Daten nicht versehentlich an Unbefugteweitergeben, sollten Sie genutzte Anwendungen beim Verlassen des Arbeitsplatzes schließenund Unterlagen nicht unbeaufsichtigt liegen lassen. Arbeitgebende sollten Mitarbeitende regelmäßig an die geltenden Vorschriften der DSGVO erinnern.

Sind non-territoriale Konzepte wie das Desk-Sharing wirklich neu? Nein, doch im Laufe der Covid-19-Pandemie und der damit verbundenen Flexibilisierung der Arbeitswelt haben sie rasant an Bedeutung gewonnen. Remote Work und hybrides Arbeiten liegen im Trend. So zählen flexible Arbeitsmöglichkeiten aus Sicht der Arbeitnehmenden zu den wichtigsten Faktoren, die die Attraktivität von Arbeitgebenden definiert.

Mitarbeitende möchten nicht länger nur fixen Konzepten folgen. Sie möchten aktiv partizipieren und somit selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Dieser Wunsch nach räumlicher und zeitlicher Flexibilität geht häufig mit einem Wandel der Bürokonzepte einher.

Gleichzeitig stehen viele Beschäftigte der Idee des Desk-Sharings erst einmal ablehnend gegenüber. Rund 45,8 Prozent der Befragten der Fraunhofer IBP Studie »Raumwechsel« bewerten sie als schlecht oder sehr schlecht. Diese ablehnende Haltung ist psychologisch erklärbar und gilt es, in einem guten Change-Management zu adressieren.

Für Arbeitgebende und Arbeitnehmende ergeben sich aus den Transformationsprozessen zahlreiche Chancen. Dem entgegen stehen diverse Herausforderungen, die dazu auffordern, den Arbeitsalltag neu zu denken und zu organisieren. 

Während für Arbeitnehmende besonders die neu gewonnene Flexibilität bei der Auswahl des Arbeitsortes hervorzuheben ist, können Arbeitgebende von einer besseren Flächeneffizienz und New-Work-Konzepten am Puls der Zeit profitieren. Die Umgestaltung frei gewordener Flächen in Rückzugsorte oder Räume für Kommunikation und Austausch kann die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen stärken und die Teambildung positiv beeinflussen.

Gleichzeitig ergeben sich aus dem veränderten Nutzungsverhalten von Activity Based Offices eine größere Eigenverantwortlichkeit und ein höherer Organisationsaufwand für die Mitarbeitenden. Aus Sicht der Arbeitgebenden können die Investitionskosten für die einheitliche Ausstattung neuer Bürokonzepte und die mangelnde Kontrolle über die Arbeitseffizienz der Mitarbeitenden gegen die Umstrukturierung sprechen.

Wenn es gelingt, diese Herausforderungen zu lösen, verspricht die strukturelle Veränderung der Arbeitsorte neue Chancen und Perspektiven.

Gutes Change-Management ebnet den Weg zum Desk-Sharing. Schließlich kommt es nicht nur darauf an, dass Sie als Arbeitgebende das Shared-Desk-Modell implementieren, sondern vor allem, wie Sie die nötige Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden schaffen. Viele Arbeitnehmende empfinden bereits die Veränderung selbst als herausfordernd. So kann es sinnvoll sein, möglichst früh über die geplanten Transformationsprozesse zu informieren und Herausforderungen und Chancen des Desk-Sharings zu adressieren.

Auch die Mitarbeiterpartizipation – etwa bei der Gestaltung der Nutzflächen – kann mögliche Vorbehalte abbauen. Die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten und der daraus resultierenden Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit begrüßen viele Arbeitnehmende ebenfalls. Flachere Hierarchien, eine faire Ressourcenverteilung durch eine einheitliche technische Ausstattung mit kurzen Rüstzeiten und ein überzeugendes Hygienekonzept zählen zu den weiteren Erfolgsfaktoren des Desk-Sharing-Konzeptes.

Transformationsprozesse bergen nicht nur Chancen, sondern auch eine Reihe von Herausforderungen. Wie Sie möglichen Widerständen bei der Einführung des Desk-Sharings proaktiv begegnen können, erfahren Sie hier:

1. Herausforderung: Neben dem Zugehörigkeitsgefühl können auch die die Firmenidentität und die Arbeitgeberattraktivität leiden.

Das können Sie dagegen tun:

• Für einzelne Abteilungen, Teams oder Mitarbeiter Möglichkeiten zur Personalisierung schaffen
• Die Gruppenzugehörigkeit stärken, etwa durch gemeinsame Workshops und Fortbildungen oder Teambuilding-Maßnahmen (das steigert neben der Arbeitszufriedenheit auch die Leistungsbereitschaft.)
• Kontrolle über die physische Arbeitsumgebung ermöglichen, um Wohlbefinden und Zufriedenheit zu steigern. Etwa durch ergonomisch geformte, individuell einstellbare Büromöbel, optimierten Sichtschutz an Fenstern etc.
• Die Innenausstattung ansprechend und ästhetisch gestalten
• Orte für soziales Miteinander etablieren wie gemütliche Pausenräume und andere Treffpunkte
   

2. Herausforderung: Leistungsverluste, Krankheit und Unzufriedenheit, wenn es keine passenden Raumkonzepte gibt oder diese nicht wie geplant genutzt werden.

Das können Sie dagegen tun:

• Genügend Zeit und Energie in die Planung bedarfsgerechter Desk-Sharing-Konzepte und Raumkonzepte investieren
• Platz schaffen für variierende Arbeitsaufgaben und Konzentrationsanforderungen 
• Die Desk-Sharing-Regeln insbesondere für die beabsichtige Raumnutzung allen Mitarbeitenden Zur Verfügung stellen und auf eine konsequente Umsetzung achten
• Möglichkeiten für Privatheit bieten – sowohl akustisch als auch visuell
• Für eine optimale Raumqualität inklusive einer angenehmen Akustik sorgen
   

3. Herausforderung: Stress und fehlende Erwartungssicherheit der Mitarbeitenden

Das können Sie dagegen tun:

• Sicherheit schaffen durch klar formulierte Nutzungsbedingungen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmensführung fördern
• Beschäftigten mit einem intuitiv bedienbaren Buchungssystem für die verfügbaren Desk-Sharing Arbeitsplätze ein hilfreiches Tool zur Verfügung stellen
• Individuelle Bedürfnisse im Rahmen des Desk-Sharings berücksichtigen
• Das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern durch funktionalen Komfort und eine attraktive Arbeitsumgebung

Desk-Sharing und mobiles Arbeiten sind essenzielle Veränderungen in der Arbeitswelt. Neben vielen Herausforderungen versprechen sie großes Potenzial – sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende. Diese Möglichkeiten eröffnen die neuen Arbeitsformen:

• Innovative Bürokonzepte wie Open Spaces und Desk-Sharing können sich positiv auf die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Anwesenden auswirken.
• Eine kompaktere Bürofläche mit einer reduzierten Anzahl an Arbeitsplätzen kann die Kommunikation, Vernetzung und Zusammenarbeit erleichtern – über herkömmliche Team- und Abteilungsgrenzen hinaus.
• Von der stärkeren sozialen Interaktion mit wechselnden Personen kann die Kreativität profitieren.

Dass sich Büroflächen in Zeiten von New Work wandeln müssen, liegt klar auf der Hand. Damit sämtliche Stakeholder den Umstrukturierungen positiv entgegensehen und langfristig von den innovativen Konzepten profitieren können, ist es wichtig, auf welche Weise der Wechsel von Gewohntem zu Neuem vollzogen wird. Eine strategische und umfassende Kommunikation ist die Basis dieser Prozesse. Diese kann folgende Methoden beinhalten:

• Mitarbeiterbefragungen und Interviews
• Stakeholder-Workshops
• Informationsveranstaltungen
• Digitale Feedbacktools

Dass sich Erwartungsängste auflösen und einer größeren Akzeptanz weichen können, beweist ein Blick in die Statistik: So stufen 44,4 Prozent der Befragten Desk-Sharing als positiv oder sehr positiv ein – und zwar in Unternehmen, in denen entsprechende Planungs- und Implementierungsprozesse bereits abgeschlossen wurden. Interessant: Mögliche Prozessvariablen wie die Transformationsschnelligkeit scheinen bei der Beurteilung keine Rolle zu spielen.

Weg von Altbewährtem hin zur offenen Bürokultur: Wie die meisten Transformationsprozesse bietetdas Desk-Sharing eine Reihe von Chancen und Herausforderungen. Praktische Desk-Sharing-Erfahrungen zeigen jedoch, dass die Akzeptanz für neue Arbeitswelten wächst, sobald sich die Abläufe einspielen und sich persönliche oder kommerzielle Benefits einstellen. So bergen offene Bürokonzepte das Potenzial, dass sich aus der Veränderung der äußeren Strukturen auch ein innerer Wandel ergibt – getragen durch das produktive Bündeln unterschiedlicher Kompetenzen.

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