Neue Arbeitswelten: Ist New Work das New Normal?

Gut geplante New Work Bürokonzepte, Unternehmensstandorte und Räume sind die Grundlage erfolgreicher neuer Arbeitswelten. Eine bedarfsgerechte Planung, ausgerichtet auf die Mitarbeitenden als Büronutzende, ist dabei elementar. Welche Chancen diese Transformationsprozesse bergen und wie das Fraunhofer-Institut für Bauphysik IBP interessierte Unternehmen bei der Entwicklung evidenzbasierter New Work Konzepte unterstützt, erläutern wir nachfolgend.
 

Zukunft neu gedacht: New Work Beratung durch das Fraunhofer IBP

Am Fraunhofer IBP forscht und berät ein interdisziplinäres Team zu New Work Themen mit Fokus auf Räume, Arbeitsplatzgestaltung und Organisation. Basierend auf unseren Studienergebnissen begleiten wir Unternehmen in Change Prozessen und bieten Unterstützung bei der Konzeption und der positiven bauphysikalischen Gestaltung von Büroräumen. Unsere Mission in Forschung und Praxis ist die Schaffung attraktiver Büroumgebungen, die zudem die Gesundheit und Leistungsfähigkeit sowie das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden adressieren.

Durch Mitarbeiterbefragungen, Partizipationsformate und Tätigkeitsanalysen können Sie gemeinsam mit dem Fraunhofer IBP die Bedarfe und Tätigkeitsprofile der Beschäftigten in räumliche Angebote übersetzen. Weitere New Work Maßnahmen wie die Durchführung von (Design Thinking) Workshops zählen ebenfalls zu unserem Leistungsspektrum.

Das Konzept New Work meint die Abkehr von »alten« starren Prinzipien und Strukturen hin zu mehr Flexibilität in der Arbeitswelt: Diese Transformation betrifft Arbeitszeiten, -orte, -organisation und -kultur. Neben hybriden Arbeitsmodellen, die Präsenzarbeit am Unternehmensstandort ebenso einschließen können wie das Homeoffice sind dritte Arbeitsorte wie Coworking-Spaces gekommen, um zu bleiben.

New Work betont dabei auch eine Werteverschiebung von wirtschaftlichen Faktoren wie Einkommen und Status zu mehr Sinnhaftigkeit, Mitbestimmung und einer verbesserten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. New Work beschreibt sämtliche Aspekte dieses kontinuierlichen Wandels der Arbeitswelt.

New Work bedeutet eine Veränderung der Arbeitsstrukturen und Arbeitsorte. Die notwendigen Transformationsprozesse hin zu New Work Raumkonzepten und Arbeitsmodellen bieten zahlreiche Chancen, sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende. Die physische und psychische Gesundheit von Mitarbeitenden steht mehr denn je im Fokus. Eine gute Work-Life-Balance (WLB) sowie gesunde Arbeitsumgebungen an allen Arbeitsorten sind deshalb zentrale Elemente der neuen Arbeitswelt. Die flexiblen Strukturen bieten zudem ideale Chancen für Inklusion. 

Von einer bedarfsgerechten Bürogestaltung in Zeiten von New Work können aber nicht nur die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden profitieren. Ein gutes Workplace-Design kann die Arbeitgeberattraktivität steigern: Aspekte wie Mitarbeitergewinnung und -bindung gewinnen im »War for Talents« zunehmend an Bedeutung. Die Ressourceneffizienz innovativer Büros eröffnet neue Chancen der Nachhaltigkeit und der Resilienz hinsichtlich wechselnder wirtschaftlicher, gesellschaftlicher und politischer Entwicklungen.

Das Büro 4.0 orientiert sich an den wechselnden Bedürfnissen der Nutzenden: Die Form folgt der Funktion. Veränderungen im Büro-Layout schaffen unterschiedliche Räume für visuelle und akustische Privatheit und konzentriertes Arbeiten, für Kreativität, Kollaboration und Regeneration. Die so entstehenden activity-based offices oder Multispaces erlauben eine aktivitätsbasierte Wahl von Arbeitsräumen und – in Verbindung mit Hybrid Work – Arbeitsorten. Durch mobile Arbeit und Desk-Sharing-Konzepte frei gewordene Flächen können entweder eingespart oder zur Steigerung der Standortattraktivität umgestaltet werden. Dabei entstehen Erholungsräume und Orte für informellen Austausch. Die Integration von Begrünung und Natur markiert den Kern biophiler Green-Change-Projekte.

Räumliche und arbeitsorganisatorische Veränderungen wie Desk-Sharing brauchen die Anpassungen organisationaler Vereinbarungen. So geht mit der Einführung von Desk-Sharing zwangsläufig der dauerhafte Erhalt mobiler Arbeit einher. Dienstvereinbarungen zu mobiler Arbeit, hybrider Arbeit und Desk-Sharing sollten die in der pandemischen Situation angestoßenen Veränderungen nun auch langfristig, verbindlich und für alle Seiten verlässlich regeln.  

Veränderungen der Arbeitsorganisation und eine Umgestaltung der Arbeitsumgebung, oder die Auflösung persönlicher Arbeitsplätze können wie alle Veränderungen zunächst einmal Widerstände und Bedenken hervorrufen.

Die Unternehmens- und Führungskultur sind zentrale Erfolgsfaktoren erfolgreicher Unternehmen in Zeiten von New Work. Transparenz, Kommunikation und Partizipation sind essentiell um Mitarbeitende und Interessensvertretungen in Veränderungsprozessen zu unterstützen.
 

Partizipation und Kommunikation im Change Prozess

Die Einbeziehung von Mitarbeitenden sowie Mitarbeiter-Vertretungen in Change Prozessen fördert:

• Die Akzeptanz seitens der Mitarbeitenden
• Die Entwicklung bedarfsgerechter New Work Konzepte
• Die Arbeitgeberattraktivität zur Mitarbeitendengewinnung und -bindung

Es ist wichtig, alle Stakeholder durch Partizipations- und Kommunikationsformate früh und fortlaufend in den Change Prozess einzubinden, um echte Partizipation und Mitgestaltung zu ermöglichen und Sicherheit zu geben.
 

Raumgestaltung der Büros und Ausstattung der Arbeitsplätze

Die Arbeitsplatzgestaltung hat nachweislich signifikante Effekte auf die Gesundheit, die Leistungsfähigkeit und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden. In der flexiblen multilokalen Arbeitswelt müssen dabei die verschiedenen Arbeitsorte (Unternehmensstandort, Homeoffice sowie dritte Orte wie Coworking-Spaces) als Ganzes gedacht werden. Dabei können sich Arbeitsorte teilweise in ihren Nutzungszwecken ergänzen. Zentrale Funktionen und Nutzerbedürfnisse müssen aber an jedem Arbeitsort erfüllt sein.

So ist es essenziell, dass der Unternehmensstandort die Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit, aber ebenso für Konzentration und Rückzug bedient. Eine Neuinterpretation des Büros als reinen Ort des Zusammenkommens, der Kollaboration und Identifikation greift zu kurz und wird den schnell wechselnden Aufgaben und Raumanforderungen im Arbeitsalltag nicht gerecht. In der digitalen, multilokalen Arbeitswelt sind zudem neue Anforderungen an moderne Arbeitsumgebungen entstanden. Beispielsweise resultiert vermehrte (Video-)Telefonie in einer gesteigerten Belastung durch Bürolärm in Mehrpersonenbüros. Neben einer guten Zonierung und raumakustischen Planung kann hier auch die passende technische Ausstattung und »persönliche Schutzausrüstung« zur Verminderung der Belastung und Erhöhung der kognitiven Ergonomie beitragen. Generell sind eine flächendeckend im Unternehmen eingesetzte, mobilfähige technische Ausstattung und digitalisierte Arbeitsprozesse wichtige Grundvoraussetzung für zeit- und ortsflexibles Arbeiten.

Gelingt die nutzergerechte Arbeitsgestaltung? Eine Quantifizierung ist in folgenden Bereichen möglich:

• Evaluationen der Mitarbeiterzufriedenheit durch Mitarbeiterbefragungen
• Attraktivität der Arbeitgebenden (Fluktuation der Mitarbeitenden, Gewinnung von neuen Fachkräften)
• Gesundheit der Mitarbeitenden (Analyse der Krankheitstage)
• Akustik-Monetarisierungsrechner des Fraunhofer IBP
• Flächen- und Ressourceneffizienz (z. B. durch Desk-Sharing und Activity Based Working)

Zeit- und ortsflexibles Arbeiten sind bereits zum New Normal geworden. Konzepte wie hybrid work, mobiles Arbeiten und Desk-Sharing und activity-based offices gehören bereits in vielen Unternehmen zum neuen New Work Standard. Und: Die Arbeitswelt befindet sich weiterhin in einem kontinuierlichen Wandel. Dieser bietet sowohl Potenziale als auch Herausforderungen, welche es zu nutzen und zu adressieren gilt. Wir begleiten diesen Wandel mit nutzerzentrierten Studien und gestalten ihn durch Beratung und Empfehlungen auf wissenschaftlicher Grundlage mit.

Sie möchten mehr über unsere New Work Studien erfahren und darüber, wie wir Sie unterstützen können? Schreiben Sie uns gerne eine Mail!